BlackBerry Connection > IT Edition > Fallstudie: Stadtverwaltung Vaughan (Kanada): Verbesserte Verwaltungsabläufe und höhere Einnahmen durch den Einsatz einer BlackBerry Solution

Fallstudie: Stadtverwaltung Vaughan (Kanada): Verbesserte Verwaltungsabläufe und höhere Einnahmen durch den Einsatz einer BlackBerry Solution

Fallstudie: Wie die Stadtverwaltung von Vaughan in Kanada mit einer BlackBerry Solution ihre Gebühreneinnahmen verbessert

Die kanadische Stadt Vaughan liegt nördlich von Toronto in der Provinz Ontario. Die Stadtverwaltung setzt seit längerem modernste DV-Techniken ein, um Kosten in der Verwaltung zu sparen und gleichzeitig den Service für die Bürger zu verbessern. Vaughan war die erste Stadt in Kanada, die eine BlackBerry-Infrastruktur einsetzte. Damit wurden inzwischen zahlreiche Projekte umgesetzt, darunter ein sog. Staff Locator. Dieses System ermöglicht es, jederzeit festzustellen, in welchen Gebäuden die Support-Mitarbeiter der IT-Abteilung (Information & Technology Management Department: ITM) sich gerade aufhalten, um bei Supportanfragen die Einsatzwege zu optimieren. Ein weiteres Projekt mit dem Namen Portfolio Logbuch ermöglicht den mobilen Zugriff auf aktuelle Projektinformationen sowie den Status der zugehörigen Mitarbeiter. So kann sich der verantwortliche Abteilungsleiter Business Solutions der Stadtverwaltung jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand laufender Projekte verschaffen.

Mit dem Projekt Vaughan Vision 2020 will die Stadt den Einsatz moderner Datenkommunikationstechnik fortsetzen, um bis zum Jahr 2020 signifikante Einsparungen bei Zeitaufwand und Kosten zu realisieren, gleichzeitig aber auch den Service für die Bürger zu verbessern. Diese Fallstudie beschreibt eine Lösung, die den Ordnungskräften in Vaughan jederzeit und überall Zugriff auf Daten und Informationen für die Ausübung ihres Dienstes gewährt, ohne dass sie erst umständlich bei der jeweiligen Dienststelle nachfragen müssen.

Ausgangslage Ordnungskräfte können über ihr BlackBerry Smartphone in Echtzeit auf Daten zugreifen.

Ausgangslage

Vor dem Einsatz einer BlackBerry® Solution mussten die Ordnungskräfte für allfällige Überprüfungen von Personen oder Geschäften immer bei der jeweiligen Dienststelle anrufen und die Informationen anfordern. Es dauerte in der Regel 5 bis 15 Minuten, bis der Rückruf mit der gewünschten Auskunft einging. Bei mehreren Überprüfungen am Tag konnten sich diese Wartezeiten leicht auf zwei oder mehr Stunden am Tag aufsummieren. Erschwerend kam hinzu, dass außerhalb der normalen Bürozeiten überhaupt keine Überprüfungen vorgenommen werden konnten, weil die Dienststellen nicht besetzt sind.

Neben der ineffizienten Arbeit der Ordnungskräfte entgingen der Stadtverwaltung auch Einnahmen aus Bußgeldern und Konzessionsabgaben, weil die erforderlichen Daten nicht oder nicht rechtzeitig zur Verfügung standen. Es kam auch vor, dass Konzessionen in Fällen erteilt wurden, wo sie nicht hätten erteilt werden dürfen. Ferner stand die Zeit, die Ordnungskräfte und Innendienstmitarbeiter am Telefon und bei der Ermittlung der Informationen verbrachten, weder für Außenüberprüfungen noch für die reguläre Tätigkeit des Innendienstes zur Verfügung. Weiterhin wurden etwa 20 Prozent der Abgabenbescheide im Nachhinein von Gerichten abgelehnt, da sie auf veralteten Informationen beruhten. Auch dadurch entstand wieder Mehrarbeit, die zu Lasten der wichtigeren Außendiensttätigkeit ging.

Weitere Probleme im Zusammenhang mit dem alten System waren:

  • Verzögerungen von bis zu 7 Tagen bei der Eingabe neuer Konzessionen in die Datenbank
  • Konzessionen verweilten zu lange im Status „in Bearbeitung“
  • Daten waren oft unvollständig

Lösung

Um die beschriebenen Probleme zu lösen, erweiterte die Stadtverwaltung von Vaughan den Anwendungsbereich der bereits für E-Mail und mobiles Telefonieren vorhandenen BlackBerry-Lösung. Es wurde eine Applikation entwickelt, mit der die Ordnungskräfte per Fernabfrage sicher auf Konzessionsdaten zugreifen konnten. Mit anfangs vier BlackBerry Smartphones – und ohne Zukauf von zusätzlicher Server-Hardware – startete die Stadt ein achtwöchiges Pilotprojekt, in dem die Eignung der Lösung zweifelsfrei nachgewiesen werden konnte.

Die eingesparte Zeit führte zu einem effizienten und effektiven Personaleinsatz und es wurden erkennbar höhere Gebühreneinnahmen erzielt.

Das neue System wurde von den Pilotteilnehmern sehr positiv angenommen. Die schnellere und direktere Abwicklung von Überprüfungen und die Möglichkeit, Daten direkt vor Ort eingeben zu können wurden als große Erleichterung empfunden. In einem Zeitraum von nur zwölf Monaten nach der Einführung der BlackBerry-Applikation ergaben sich für Ordnungskräfte und Innendienstmitarbeiter durchschnittliche Einsparungen von 7,5 Stunden pro Woche, die Anzahl der Bußgeldbescheide stieg um 55,2 % und die Einnahmen aus Konzessionsabgaben durch konsequente Überprüfung stiegen um 12,9 %.

Diesen Effizienzgewinnen standen vernachlässigbare Aufwendungen gegenüber, denn ein BlackBerry Server und ihre Smartphones waren ja bereits vorhanden. Die Applikation selbst konnte durch den Einsatz von Tools in einer standardisierten Umgebung mit sehr geringem Aufwand von eigenen IT-Kräften erstellt werden.

Für die Zukunft wünscht sich die Stadtverwaltung einen standardisierten Prozess, um die Fälle zu behandeln – Serviceanfragen, Report von Störfällen und Beschwerden. Durch die Zentralisierung dieser Informationen sollen die Mitarbeiter der Stadt direkt auf aktuelle Informationen zugreifen und damit Anfragen der Bürger schneller beantworten können. BlackBerry Smartphones werden auch in Zukunft den Service für die Bürger von Vaughan verbessern helfen.

Die Stadt Vaughan baut den Einsatz ihrer BlackBerry Solution kontinuierlich aus. In den Bereichen Brandschutz und Bauüberwachung stehen Pläne zur Mobilisierung von Applikationen an, um auch hier im Zuge von Inspektionen oder Überprüfungen den Zugriff auf wichtige Daten vor Ort zu ermöglichen.

Weitere Fallstudien unserer Kunden finden Sie hier » (in Englisch)