Die Organisation
Als größte schottische Anwaltskanzlei beschäftigt Brodies LLP mehr als 680 Mitarbeiter in seinen Büros in Edinburgh, Glasgow, Aberdeen und Dingwall. Brodies berät Kunden aus dem privaten und öffentlichen Sektor im Vereinigten Königreich und auf internationaler Ebene in den Kerngeschäftsbereichen Unternehmen und Handel, Energie (erneuerbare Energien sowie Öl und Gas), Immobilien, Rechtsstreitigkeiten, Banken und Finanzdienstleistungen, Beschäftigung, Renten und Sozialleistungen sowie Treuhand und Steuern. Die Kanzlei kann auf eine lange Geschichte zurückblicken, in der sie für ihre Kunden mehr als das Übliche getan hat, und hat zahlreiche Auszeichnungen erhalten, darunter die Ernennung zur "Who's Who Legal Scotland Law Firm of the Year" im achten Jahr in Folge.
Die Herausforderung
In Anbetracht der sensiblen Daten, mit denen Brodies häufig arbeitet, steht die Sicherheit immer an erster Stelle. Kundendaten müssen mit äußerster Sorgfalt behandelt werden, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sowohl digitaler als auch physischer Dateien zu schützen.
Daher verfügt Brodies über umfassende Pläne für die Wiederherstellung von Notfällen und die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, die beide regelmäßig überprüft und getestet werden. Bei einer dieser Überprüfungen wurde ein Verbesserungspotenzial festgestellt.
"Wir haben immer einen umfassenden Plan für die Geschäftskontinuität, um zu wissen, was wir tun können, wenn etwas schief geht, damit wir unseren Betrieb aufrechterhalten und unsere Kundendaten schützen können", sagt Damien Behan, IT-Direktor bei Brodies. "Wir haben unter anderem festgestellt, dass die Lösung, die wir für die Kommunikation bei Störungen oder Unterbrechungen verwenden, nicht alle Anforderungen erfüllt, die wir brauchen.
Brodies verwendete eine SMS-Lösung mit einem Prepaid-Tarif, der aus einer Vielzahl von Gründen nicht ideal war.
Es war nicht intuitiv zu bedienen, so dass die Schulung und die Aufrechterhaltung der Fähigkeiten zur Nutzung des Systems mühsam waren und die Nutzung des Systems auf einige wenige ausgewählte Personen innerhalb der IT-Abteilung beschränkt war.
"Das Problem bei einer Lösung, die nur von einer kleinen Gruppe genutzt werden kann, ist, dass man nie weiß, wer vor Ort sein wird, wenn eine Katastrophe eintritt", erklärt Behan. "Wenn eine wichtige Person mehrere hundert Meilen entfernt im Urlaub ist und es zu einem Zwischenfall kommt, kann sie möglicherweise nicht reagieren und weiß nicht einmal, dass etwas schief gelaufen ist.
Ein weiteres Problem, das die Firma bei ihrem bestehenden Tool feststellte, war, dass es nur per SMS funktionierte - wenn das Notfallteam der Firma also mit den Mitarbeitern über andere Kanäle kommunizieren musste, musste es dies manuell tun. Dies führte zu zusätzlichen Verzögerungen in einem Prozess, bei dem die Zeit von entscheidender Bedeutung war.
"Wenn sich ein Vorfall ereignet, sind die Leute möglicherweise mit verschiedenen Geräten an verschiedenen Orten", erklärt Behan. "Sie werden nicht immer in der Lage sein, eine SMS-Warnung zu empfangen. Aber wir müssen uns mit ihnen in Verbindung setzen - wir haben eine Sorgfaltspflicht, eine Verantwortung für die Sicherheit unserer Mitarbeiter in Notfällen.
Schließlich stellten Behan und seine Kollegen fest, dass das Unternehmen eine Möglichkeit brauchte, um Informationen von seinen Mitarbeitern zurückzubekommen. Das Krisenreaktionsteam des Unternehmens hatte keine Möglichkeit zu wissen, was ein Mitarbeiter nach Erhalt einer Nachricht tun würde.
"Wir erkannten, dass wir von einer Krisenkommunikationslösung profitieren könnten, die uns mehr ermöglicht, als nur Informationen an die Menschen zu senden", so Behan weiter. "Eine Plattform, die nicht nur sendet, sondern auch Informationen zurückempfängt, würde es uns ermöglichen, auf unkomplizierte Weise mit einer möglichst großen Zahl von Menschen in Kontakt zu treten und intelligenter auf Vorfälle zu reagieren.
Die Lösung
Nach einer Marktanalyse mit Hilfe des BlackBerry Partners Appurity entschied sich das Unternehmen für den Einsatz von BlackBerry® AtHoc®. AtHoc ist eine vernetzte Krisenkommunikationsplattform, die es Organisationen ermöglicht, in Notfallsituationen zusammenzuarbeiten, und die sowohl eine schnelle Kommunikation als auch ein besseres Situationsbewusstsein ermöglicht. Sie ermöglicht es Unternehmensleitern und Einsatzteams, fundiertere Entscheidungen zu treffen und die Menschen, denen gegenüber sie eine Sorgfaltspflicht haben, besser zu schützen.
"Ich hatte von AtHoc gehört, und da wir derzeit BlackBerry® UEM für das Mobilitätsmanagement verwenden, war dies eine der ersten Lösungen, die mir in den Sinn kam", erklärt Behan. "Wir haben uns mit Appurity in Verbindung gesetzt, um uns mit den richtigen Leuten bei BlackBerry in Verbindung zu setzen."
Als Platinum Enterprise Partner und Managed Mobility Partner arbeitet Appurity bereits seit fast einem Jahrzehnt eng mit BlackBerry zusammen. Die breite Palette an Dienstleistungen in Kombination mit der umfassenden Kenntnis des Portfolios von BlackBerryermöglicht es dem Unternehmen, ein Maß an Unterstützung zu bieten, das nur wenige andere Anbieter bieten können. Appurity erleichterte nicht nur die Einführung von AtHoc, sondern unterstützte Brodies auch bei der Umstellung auf BlackBerry UEM und hilft bei der Verwaltung der BlackBerry und Android Enterprise Plattform.
"Wir haben eine enge Beziehung zu den Leuten von Appurity", sagt Behan. "Sie kennen sich sehr gut mit der BlackBerry Technologie-Suite aus und sind äußerst hilfreich. Sie sind auch sehr agil und flink - sie reagieren schnell, wenn wir eine Frage oder ein Problem haben; sie haben sich als unentbehrlich für die Unterstützung unserer BlackBerry Anlage erwiesen."
Obwohl das Unternehmen eine konkurrierende Krisenkommunikationsplattform evaluierte, setzte sich AtHoc letztendlich aufgrund von zwei Hauptfaktoren durch. Erstens unterstützte AtHoc eine breitere Palette von Geräten. Zweitens war die bestehende Beziehung des Unternehmens zu BlackBerry ein starkes Argument zugunsten von AtHoc.
"Wir sind mit BlackBerry durch dick und dünn gegangen", erinnert sich Behan. "Es ist ein Unternehmen, eine Marke und ein Partner, den wir seit langem kennen und dem wir vertrauen."
Die Ergebnisse
Intuitive Krisenkommunikation: Da AtHoc viel intuitiver ist als die ursprüngliche Plattform, die Brodies für die Krisenkommunikation nutzte, wird die Schulungszeit erheblich verkürzt, was eine besser koordinierte Reaktion auf einen Notfall ermöglicht.
"Wir haben Disaster-Recovery- und Business-Continuity-Pläne, die jetzt alle auf AtHoc verweisen, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten", erklärt Behan. "Wir haben auch Manager in verschiedenen Bereichen darin geschult, wie es funktioniert und was zu tun ist, wenn sie es benutzen müssen. Es ist nicht mehr nur auf unsere IT-Abteilung beschränkt, was uns viel mehr Flexibilität gibt."
Auch das Feedback für AtHoc bei Brodies ist insgesamt positiv.
"Es ist sehr wichtig, in Notfällen klar und deutlich zu sein und regelmäßig zu kommunizieren, und das können wir mit AtHoc leicht erreichen", sagt Behan. "Die Leute wissen, was los ist und was sie tun müssen."
Verbesserte Effizienz und Koordinierung in einer Krise: "Wir hatten vor kurzem einen Vorfall, bei dem der mittlere Teil Schottlands - von Glasgow bis Edinburgh - von unglaublichen Schneemassen heimgesucht wurde", erinnert sich Behan. "Wir mussten unsere Mitarbeiter sofort warnen und sie auffordern, die Straßen zu meiden. Rechtzeitige Kommunikation ist in solchen Situationen unglaublich wichtig; man muss die Nachricht schnell über verschiedene Kanäle verbreiten, bevor sich die Menschen in Gefahr begeben.
AtHocMit der Vorlagenfunktion, die es einem Kunden ermöglicht, eine Reihe von vorab genehmigten Vorlagen zu erstellen, die auf die Katastrophen zugeschnitten sind, mit denen er konfrontiert werden könnte, konnte das Unternehmen seine Mitarbeiter schnell erreichen, ohne sich in Genehmigungsverfahren zu verzetteln.
"Die Möglichkeit, einen Textblock über mehrere Kanäle zu versenden, spart eine Menge Zeit", sagt Behan. "Es ist auch hilfreich, eine Vorlage zu haben, die im Notfall sofort einsatzbereit ist. Wir müssen uns nicht um das Verfassen von Nachrichten und deren Freigabe kümmern, sondern können uns darauf konzentrieren, die Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die Menschen zu bringen, die sie brauchen."
Eine Stimme der Autorität: Brodies nutzt AtHoc nur sparsam und kommuniziert nur in Notfällen, damit die Botschaften wirkungsvoller und aussagekräftiger sind. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass seine Botschaften immer ankommen - und dass die Mitarbeiter immer aufmerksam sind.
"Wir verwenden SMS, E-Mail und die App, um Warnungen zu verschicken", erklärt Behan. "Die Warnungen in der App wecken die Aufmerksamkeit der Menschen eher als eine E-Mail oder eine Textnachricht. Und da wir AtHoc nur sparsam einsetzen - nur in Notfallszenarien - fällt es mehr auf, wenn wir es verwenden."
"Damit können wir das Durcheinander auflösen", fügt er hinzu.
Pläne für die Zukunft: Gegenwärtig prüft Brodies die Ausweitung seines AtHoc -Einsatzes durch den Einsatz von AtHoc® Account und AtHoc® Collect. Ersteres bietet ein automatisiertes Mittel zur Abrechnung von Personen in Echtzeit und ermöglicht eine Zwei-Wege-Kommunikation innerhalb der Plattform AtHoc . Mit AtHoc® Collect haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, AtHoc zu nutzen, um selbständig Vorfälle zu melden.
"Wir haben AtHoc erst seit kurzer Zeit, aber wir planen, in Zukunft noch viel mehr mit der Plattform zu machen."
Profil der Organisation
Industrie Juristische Dienstleistungen
Mitarbeiter 650+
Partner Standort Schottland
http://www.brodies.com/