Um die G7-Präsidentschaft 2018 sicher zu koordinieren, hat das Global Affairs Canada's Summits Management Office (SMO) von Global Affairs Canada an BlackBerry AtHoc

"Wir sind quasi das Nervenzentrum des gesamten G7-Gipfels", erklärt Michel Bouvier, Chief Operations Officer des Summit Integrated Command Center (SICC). "Wir überwachen die VIP-Bewegungen und zeichnen die Aktivitäten in enger Zusammenarbeit mit unseren Partnern auf. Außerdem sorgen wir für eine effektive Lösung von Problemen und Herausforderungen, koordinieren Terminänderungen und kümmern uns um Zwischenfälle und Notfälle."

Der G7-Gipfel wird jedes Jahr von einem Mitgliedsland der G7 ausgerichtet - einem informellen Zusammenschluss einiger der fortschrittlichsten Volkswirtschaften der Welt, dem Kanada, Frankreich, Deutschland, Italien, Japan, das Vereinigte Königreich, die Vereinigten Staaten und zwei Vertreter der Europäischen Union angehören - und bringt Staats- und Regierungschefs aus der ganzen Welt zusammen, um eine Reihe dringender internationaler Themen zu erörtern. Die Koordinierung der Veranstaltung ist ein gewaltiges Unterfangen, das ein hohes Maß an Zusammenarbeit und Agilität erfordert. In Kanada fällt diese Aufgabe dem SICC zu, das Teil des Summit Management Office von Global Affairs Canada ist.

Um sowohl die monatelange Vorbereitung des Gipfels als auch den Gipfel selbst zu managen, arbeitete das Summits Management Office mit mehreren Regierungsbehörden zusammen. Das Team für 2018 bestand zum Beispiel aus über 400 Mitarbeitern verschiedener Bundesbehörden. Zu den Partnern gehörten Health Canada, die Royal Canadian Mounted Police (RCMP), Transport Canada, die kanadischen Streitkräfte, Shared Services Canada, Justice Canada und viele andere.

"Eine unserer wichtigsten Aufgaben ist es, zu wissen und festzulegen, wer wann wo sein wird", sagt Bouvier. "Wir müssen die Bewegungen der VIPs auf die Minute genau kennen, einschließlich der Führungskräfte, Minister und Ehepartner. Das ist eine große logistische Herausforderung, da sich ihre Bewegungen ständig überschneiden und in der Regel mehrere Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden - es ist daher entscheidend, dass wir koordiniert vorgehen."

Das SICC weist jedem VIP - Führungspersönlichkeiten, Geistliche und deren Ehepartner - einen Verbindungsoffizier zu. Diese Verbindungsbeamten sind dafür verantwortlich, die Kommandozentrale minutengenau mit Informationen über den VIP zu versorgen. Als Kanada 2010 Gastgeber des G20-Gipfels war, wurde dies in erster Linie über Push-to-Talk-Funkgeräte und Mobiltelefonanrufe beim SICC erreicht.

"Für den G20-Gipfel wurde jedem Verbindungsbeamten ein Funkgerät zugewiesen, und wir überwachten alle Kanäle mit einem Protokoll für die Überbrückung von Notfällen", erklärt Bouvier. "Die Beamten erhielten außerdem personalisierte Spickzettel mit den Telefonnummern der Personen am SICC-Tisch und einer Übersicht über ihre Aufgaben und unsere Erwartungen an die Kommunikation."

Obwohl diese Strategie damals gut funktionierte, waren sich Bouvier und sein Team bewusst, dass es dadurch häufig zu Verzögerungen in der Kommunikation kam. Diese Verzögerungen wurden durch die Tatsache, dass die RCMP und die SICC als zwei getrennte Einheiten agierten, nur noch weiter verschärft. Als Kanada 2018 erneut Gastgeber des G7-Gipfels war, sah die SICC eine Gelegenheit, die Abläufe zu straffen. 

"Im Jahr 2010, als der Gipfel stattfand, hatten wir zwei Ministertreffen - Außen- und Finanzminister", sagt Bouvier. "Für 2018 hatten wir neun. Das bedeutete für uns viel mehr Arbeit und eine viel größere Komplexität als erwartet. Wir haben uns angepasst, aber das bedeutete, dass wir entsprechend planen mussten."

Der erste Schritt bestand darin, sicherzustellen, dass alle Partnerorganisationen, einschließlich der RCMP, vollständig in die SICC integriert waren. Der nächste Schritt bestand darin, dass die SICC ihre Kommunikationsinfrastruktur überprüfte. Diese Initiative führte die Agentur zu BlackBerry AtHoc.

Als umfassende Lösung für Krisenkommunikation und Notfallalarmierung ist BlackBerry AtHoc auch ein leistungsfähiges Instrument für Verantwortlichkeit und betriebliche Effizienz. Durch Zwei-Wege-Kommunikation und Geo-Tagging ermöglicht es die sofortige Zusammenarbeit zwischen Einsatzzentralen und Mitarbeitern vor Ort. Die automatische Protokollierungsfunktion hilft bei der Einhaltung von Vorschriften und der Auswertung nach dem Ereignis.

BlackBerry AtHoc wurde von der kanadischen Regierung bereits ausgiebig genutzt. Bouvier und sein Team erkannten ihr Potenzial. Gemeinsam beschlossen sie, die Plattform im April während eines der ersten Gipfeltreffen, den so genannten Ministerials, zu testen. 

"Während unsere Ministertreffen stattfanden, fuhr ein Terrorist mit einem Lieferwagen die Younge Street in Toronto entlang und tötete zehn Menschen und verletzte sechzehn weitere", sagt Bouvier. "Die anwesenden Minister sollten alle eine Stunde nach dem Vorfall an einen anderen Ort gehen. Das war natürlich sofort nicht mehr möglich.

"Durch die Koordination mit der RCMP und der Polizei von Toronto erfuhren wir von dem Vorfall, noch bevor er in den Nachrichten erschien", fährt er fort. "Wir haben dann BlackBerry AtHoc genutzt, um Änderungen des Zeitplans und der Reiserouten für eine Delegation von etwa zehntausend Personen zu koordinieren. Wir waren in der Lage, dies innerhalb von Minuten zu erreichen, was nicht möglich gewesen wäre, wenn wir uns noch auf unsere alte Infrastruktur verlassen hätten - danach war unsere Entscheidung, BlackBerry AtHoc weiter zu nutzen, mehr oder weniger einstimmig."

Die Verbindungsbeamten erhielten Zugang zu einer Reihe von vorgefertigten Vorlagen, die es ihnen ermöglichten, schnell und einfach aktuelle Informationen über VIP-Bewegungen zu übermitteln. Für das Gipfeltreffen der Staats- und Regierungschefs selbst richtete das SICC drei separate Einsatzzentralen ein, einschließlich der zentralen Kommandozentrale, und die Mitarbeiter in jeder Einsatzzentrale erhielten die Möglichkeit, alle über BlackBerry AtHoc gesendeten Benachrichtigungen einzusehen.

"Wir hatten eine Einsatzzentrale in La Malbaie, eine weitere auf dem Luftwaffenstützpunkt CFB Bagotville und eine weitere in Quebec City", sagt Bouvier. "Die gesamte Logistik und Kommunikation wurde von unserer Kommandozentrale überwacht und aufgezeichnet, und BlackBerry AtHoc hielt jeden in unserer Organisation in engem Kontakt miteinander."

Bessere Sichtbarkeit: Die Verbindungsbeamten können nicht nur ihren Standort mit einem Geo-Tag versehen, wenn sie ein Update über BlackBerry AtHoc senden, sondern auch die GPS-Verfolgung so konfigurieren, dass die App ihre Position kontinuierlich in Echtzeit aktualisiert. Dadurch erhalten Bouvier und sein Team einen besseren Überblick über die Bewegungen von VIPs wie Ministern und Staatsoberhäuptern, was die Sicherheit bei Veranstaltungen insgesamt erhöht. Außerdem können bei möglichen Verspätungen rechtzeitig Anpassungen vorgenommen werden.

Verbesserte Koordinierung: Dank BlackBerry AtHoc ist die SICC in der Lage, Veranstaltungen im ganzen Land zu koordinieren, ohne dass eine Kommandozentrale in jeder Stadt erforderlich ist. Während des G7-Vorsitzes 2018 fanden zwei Ministerkonferenzen gleichzeitig in Halifax, Nova Scotia, und Montreal, Quebec, statt. Bouvier und sein Team waren in der Lage, beide Veranstaltungen nahtlos von einem Standort aus abzuwickeln.

Ein zusätzlicher Vorteil von BlackBerry AtHoc ist, dass Mitarbeiter wie Betriebsleiter nicht in der Kommandozentrale sein müssen, um genau zu wissen, was vor sich geht. Um auf dem Laufenden zu bleiben, müssen sie nur BlackBerry AtHoc auf ihrem mobilen Gerät oder Laptop öffnen, um sofortige Updates zu erhalten.

"Wir haben überall Mitarbeiter", fährt Bouvier fort. "Und wir können über BlackBerry AtHoc nicht nur mit Leuten in der gleichen Stadt wie wir kommunizieren, sondern im ganzen Land. Ich kann sehen, wer sich am Flughafen in Vancouver oder Halifax auf der anderen Seite des Landes befindet, und ihnen schnell die Informationen zukommen lassen, die sie für ihre Arbeit benötigen."

Agilität und Flexibilität: Dank der von BlackBerry AtHoc gebotenen Koordination und Transparenz kann die SICC fast sofort auf Zwischenfälle und Änderungen der Reiseroute reagieren. Wenn ein Verbindungsbeamter oder ein anderer Beamter die Kommandozentrale über ein potenzielles Problem informieren muss, kann er es einfach über vorgefertigte Vorlagen in der App melden. Das SICC ist auch in der Lage, schnell gezielte Warnungen an alle zu senden, die sie sehen müssen.

Wenn zum Beispiel ein Anführer zu einem geplanten Ereignis zu spät kommt, kann über die App BlackBerry AtHoc sofort eine vorformulierte Warnung an alle Verbindungsbeamten gesendet werden. Diese können dann schnell eine Reaktion koordinieren und die Einsatzzentrale durch Geotagging und Zwei-Wege-Kommunikation auf dem Laufenden halten. Jede mit der AtHoc-Plattform verbundene Einsatzzentrale hat Zugriff auf diese Informationen.

Darüber hinaus werden die IP-basierten Nachrichten von AtHocüber einen sicheren Kanal versandt, was die Zustellung garantiert und viele der mit herkömmlichen SMS-Nachrichten verbundenen Fallstricke vermeidet.

Automatische Protokollierung: Jedes Mal, wenn ein Verbindungsbeamter oder ein Beamter mit dem SICC Kontakt aufnimmt, müssen alle Einzelheiten seiner Mitteilung registriert und zu Prüfzwecken in ein Logbuch eingetragen werden. Selbst für ein kleines Ministeramt bedeutete dies einen enormen Arbeitsaufwand. Dank BlackBerry AtHoc erfolgt ein Großteil dieser Protokollierung nun automatisch.

"Für jede gemeldete Bewegung/jedes gemeldete Ereignis und jede über BlackBerry AtHoc veröffentlichte Warnung wissen wir, wer sie gesendet hat, von wo aus sie gesendet wurde und wann sie gesendet wurde", erklärt Bouvier. "Diese Informationen werden automatisch in ein Protokoll eingetragen, das dann mit wenigen Klicks in eine Tabellenkalkulation exportiert werden kann. Auch wenn wir immer noch Anrufe erhalten und Schreiber brauchen, um sie in unsere Logbücher einzutragen, hat uns BlackBerry AtHoc eine Menge Arbeit erspart."

"Es hat uns das ganze Jahr über wirklich geholfen und die Protokollierung für uns völlig verändert - wir werden es immer wieder verwenden", fügt er hinzu.