Auf einen Blick
Eine hervorragende Patientenversorgung ist die Grundlage für alles, was dieses kommunale Krankenhaus in seinen zahlreichen Haupt- und Nebenabteilungen tut. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass die täglichen Personaleinsätze so effizient wie möglich ablaufen. Um die Personalbeschaffung und -planung zu rationalisieren, entschied sich das Resource Operations Center des Krankenhauses für BlackBerry® AtHoc®.
Ein Ansatz, bei dem der Patient im Mittelpunkt steht
Effiziente Ressourcen sind das Herzstück einer effektiven Gesundheitsversorgung. In einem Krankenhaus ist dies mehr als nur eine Frage der Bequemlichkeit. Medizinische Fachkräfte so einzusetzen, dass sie immer dort sind, wo sie am dringendsten gebraucht werden, ist häufig eine Frage von Leben und Tod.
Dieses Ärztekrankenhaus ist sich dieser Tatsache bewusst. Als Teil eines großen Netzwerks, das Patienten und ihre Familien in mehreren Regionen versorgt, beschäftigt es mehrere hundert klinische Mitarbeiter und mehrere tausend Hilfskräfte. Es definiert sich vor allem durch seinen Umgang mit seinen Patienten.
"Einer unserer Grundpfeiler ist die Überzeugung, dass der Patient an erster Stelle steht", erklärt ein Manager des Krankenhauses. "Das ist die Grundlage für alles andere. Wir wollen nicht, dass die Menschen auf irgendeiner Ebene unserer Organisation eine Erfahrung machen, bei der sie nicht unser absolut Bestes bekommen."
Zu diesem Zweck sind alle stationären Betten in Privatzimmern untergebracht. Das Krankenhaus unterhält ein regelmäßig überprüftes Pflegemodell, das auf positive Patientenergebnisse ausgerichtet ist. Und schließlich legt es Wert darauf, das richtige Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen.
Um dieser Priorität gerecht zu werden, müssen die Dienstpläne organisiert und leicht zugänglich sein, und personelle Lücken müssen so schnell wie möglich geschlossen werden.
Die Betriebszentrale des Krankenhauses übernimmt diese komplexe Aufgabe und verwaltet fast 40 Abteilungen, die eine breite Palette von Haupt- und Nebendienstleistungen anbieten. Jeder Mitarbeiter in der Betriebszentrale ist für die Terminplanung mehrerer Abteilungen zuständig. Die Leitung ist sich der Bedeutung von Effizienz bewusst und sucht regelmäßig nach neuen Innovationen, um diese Mitarbeiter besser zu unterstützen.
Eine komplexe logistische Herausforderung
"Unser Ziel ist es, einen Dienstplan zu erstellen, der so gut wie keine offenen Schichten enthält", sagt ein Lead Resource Specialist. "Letztendlich sehen wir uns nur dann als erfolgreich an, wenn wir Personalprobleme so lösen können, dass die Patientenversorgung nicht beeinträchtigt wird."
Als zentrales Call-in-Büro für alle Krankenhausmitarbeiter verwaltet der Krankenhausbetrieb die Einsatzplanung und die Ressourcen für die stationären und untergeordneten Einrichtungen und steht dabei in ständigem Kontakt mit den Abteilungsleitern. Wenn ein Dienstplan fertig ist, wird er gemäß der Gewerkschaftsrichtlinie zuerst an die leitenden Angestellten des Krankenhauses verschickt.
Von dort aus wird er über Prozesse im Planungssystem an die gesamte Belegschaft weitergeleitet, die sich dann nach dem Windhundverfahren anmelden kann. Sollte eine Schicht unbesetzt bleiben oder besetzt werden müssen, ergreift die Einsatzzentrale die Initiative. Zunächst ruft sie alle Mitarbeiter an, die angegeben haben, dass sie für eine offene Schicht verfügbar sind.
Steht keiner dieser Mitarbeiter zur Verfügung, muss sie sich an jeden wenden, der über das erforderliche Fachwissen verfügt - ein mühsamer Prozess, wenn er manuell durchgeführt wird, und einer der größten potenziellen Engpässe im Beschaffungsprozess.
Auf der Suche nach einer besseren Kommunikationsplattform
Das bestehende Alarmierungssystem des Krankenhauses war nicht ideal. Das Verfassen von Nachrichten dauerte zu lange, und es gab viel zu viel manuelle Arbeit, wenn ein Alarm verschickt werden musste. Die Einsatzzentrale erkannte, dass sie zu viel Zeit mit Aufgaben verbrachte, die besser automatisiert werden sollten.
Das letzte Anzeichen dafür, dass sich etwas ändern musste, kam während eines kürzlichen Notfalls im Krankenhaus. Während der Krise versuchte die Einsatzzentrale, die Mitarbeiter mit Hilfe ihres Warnsystems über die Bedrohung zu informieren. Da die Mitarbeiter jedoch nicht die Möglichkeit hatten, den Erhalt von Benachrichtigungen über die Plattform abzulehnen, konfigurierten viele ihre Geräte so, dass sie die Warnungen ignorierten, und die Einsatzzentrale hatte keine Möglichkeit, herauszufinden, wer das war.
Die Entscheidungsträger des Krankenhauses wollten ihr bestehendes Alarmsystem ersetzen und suchten nach einer Lösung, die mehrere Kernanforderungen erfüllt.
Erstens musste es nahtlos in das bestehende Personalsystem integriert werden. Andernfalls müssten die Mitarbeiter der Einsatzzentrale ihre Listen jedes Mal manuell aktualisieren, wenn ein Klinikmitarbeiter in eine andere Abteilung wechselt oder seine Stellenbezeichnung ändert. Selbst in einer kleinen Einrichtung wäre dies nicht machbar.
"In einem Krankenhaus sind die Mitarbeiter ständig in Bewegung", erklärt der Leiter des Patient Care Operations Center. "Damit wir effizient arbeiten können und unsere Liste nicht jeden Tag manuell ändern müssen, war die Einrichtung einer Verbindung zwischen unserem Warnsystem und unserem HR-System absolut entscheidend."
Das Krankenhaus musste auch in der Lage sein, bestimmte Personen oder Gruppen auf der Grundlage einer Vielzahl von Kriterien wie Berufsbezeichnung, Fähigkeiten, Ausbildung und Fachwissen direkt anzusprechen. Ein Kinderarzt beispielsweise würde normalerweise nicht kontaktiert werden, um eine Schicht in einer stationären Apotheke zu besetzen - es sei denn, der Kinderarzt verfügt auch über einen pharmakologischen Abschluss. Die Einsatzzentrale benötigte eine Möglichkeit, diese Ausreißer für die Personalbeschaffung zu identifizieren.
Schließlich suchten die Entscheidungsträger nach einer Lösung, die den Zeitaufwand für das Versenden von Benachrichtigungen verringert, unabhängig davon, ob es sich um eine offene Schicht oder ein Notfallszenario handelt. Nach einer Bewertung der Optionen entschied sich das Krankenhaus für ®AtHoc Alert.
Effizientere Alarmierung und Zeitplanung
Jeder Arbeitsplatz in der Betriebszentrale des Krankenhauses verfügt nun über zwei Monitore, von denen einer das Planungssystem und der andere BlackBerry AtHoc anzeigt. Beide Systeme werden vom Personalsystem des Krankenhauses gespeist, das sie mit Namen, Kontaktinformationen, Titeln und allen anderen relevanten Daten auf dem neuesten Stand hält. Auf diese Weise können die Planer der Abteilungen auf einen Blick sehen, wer eine bestimmte Schicht übernehmen kann.
Das Krankenhaus kann nun auf einen umfangreichen Satz vorgefertigter Vorlagen zurückgreifen, die das Personal nach Abteilungen, Hierarchie und individuellen Fähigkeiten und Fachgebieten organisieren. Auf diese Weise können gezielte Warnmeldungen innerhalb weniger Minuten erstellt werden. Der Planer muss lediglich einige grundlegende Informationen eingeben und sicherstellen, dass eine Nachricht nicht an jemanden gesendet wird, der als nicht verfügbar markiert ist.
"Wir haben in BlackBerry AtHoc Vorlagen für fast alle Abteilungen der Einrichtung und gut dokumentierte Call-in-Verfahren", erklärt der Leiter des Patient Care Opertations Center. "Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter aus der Radiologie anruft, wissen wir, welche Schritte zu unternehmen sind und auf welche Vorlagen wir zugreifen müssen. Wir nutzen BlackBerry AtHoc auch für die proaktive Besetzung von kritischen Abteilungen wie der Notaufnahme."
BlackBerry AtHocDie Multi-Channel-Funktionalität der Software hat sich auch für die Dienstplaner als wertvoll erwiesen, da sie nun mehrere Möglichkeiten haben, Benachrichtigungen an das Krankenhauspersonal zu senden. Das Krankenhaus kann die Mitarbeiter über das Festnetztelefon, das Mobiltelefon, per E-Mail und per Textnachricht erreichen. Es hat auch Verteilerlisten für Massenunfälle erstellt, die es ermöglichen, bei Bedarf schnell weitere Ärzte in die Einrichtung zu bringen.
Abgesehen von der Personalausstattung plant das Krankenhaus, BlackBerry AtHoc für die Alarmierung in Notfällen auf der Grundlage von Parametern zu nutzen, die vom Leiter des Notfallmanagements vorgegeben werden. Die Protokollierungsfunktion der Plattform ermöglicht es der Betriebszentrale, Informationsanfragen der beiden Gewerkschaften problemlos zu erfüllen. Sie hat sich auch als nützlich erwiesen, um das Personal über Besuche von Aufsichtsbehörden und Regierungsstellen zu informieren.
Schließlich ermöglicht BlackBerry AtHoc der Einsatzzentrale eine effektivere Zusammenarbeit mit den Gewerkschaften, um spezifische Protokolle für Dienstalter und Überstunden zu erstellen. Es gibt weniger Beschwerden über die Zuteilung von Schichten an Mitarbeiter, die nicht den Gewerkschaftsrichtlinien entsprechen. Noch wichtiger ist, dass alle schichtbezogenen Streitigkeiten über die Plattform dokumentiert werden und leicht nachprüfbar sind.
Besserer Fluss, bessere Ergebnisse
Es kann fast eine Stunde dauern, eine Schicht manuell zu besetzen - manchmal auch länger. Mit BlackBerry AtHoc wird dieser Prozess auf wenige Minuten verkürzt. Die Betriebszentrale des Krankenhauses kann sofort Maßnahmen ergreifen, wenn eine Schicht besetzt werden muss, und sendet gezielte Warnungen an alle Mitarbeiter, die diese Schicht besetzen können.
Das Krankenhaus nutzt auch BlackBerry AtHoc , um seine Reichweite zu erhöhen. Das bisherige Benachrichtigungssystem war nicht in der Lage, die internationalen Mitarbeiter des Krankenhauses zu kontaktieren, die einen großen Teil der Belegschaft ausmachen. So kann die Einsatzzentrale problemlos Stellen besetzen, die vorher nur sehr schwer zu besetzen waren.
"Letztendlich besteht unser größter Erfolg darin, dass wir in der Lage sind, offene Stellen zu besetzen, bevor es zu einer Unterbrechung des Dienstes oder der Patientenversorgung kommt", erklärt der Krankenhausmanager. "BlackBerry AtHoc ermöglicht es uns, dies zu erreichen. Es hilft uns, unser Patientenversorgungsmodell einzuhalten und sicherzustellen, dass die Patienten die Qualität der Versorgung erhalten, die sie verdienen."
Warum BlackBerry AtHoc
Mehr als 70 % der Angestellten der US-Bundesregierung vertrauen auf BlackBerry AtHoc . Es wird von Dutzenden von Organisationen aus verschiedenen Branchen und Bereichen verwendet, deren Größe von einigen Hundert bis zu mehreren Tausend reicht. Das oben beschriebene Krankenhaus verwendet AtHoc Alert, ein Massenbenachrichtigungssystem mit leistungsstarken Vorlagen, Protokollierungs- und Mehrkanal-Nachrichtenfunktionen.
Profil der Organisation
Industrie Gesundheitswesen
Standort Nordamerika