Pour assurer la coordination de la présidence du G7 en 2018, le Bureau de gestion des sommets (BGS) d'Affaires mondiales Canada s'est tourné vers le Bureau de gestion des sommets. Bureau de gestion des sommets (BGS) d'Affaires mondiales Canada s'est tourné vers le Bureau de gestion des sommets (BGS) d'Affaires mondiales Canada. BlackBerry AtHoc

"Nous sommes en quelque sorte le centre névralgique de tout le sommet du G7", explique Michel Bouvier, chef des opérations du Summit Integrated Command Center (SICC). "Nous surveillons les mouvements des VIP et enregistrons les activités en étroite collaboration avec nos partenaires. Nous apportons également des solutions efficaces aux problèmes et aux défis, nous coordonnons les changements de programme et nous gérons les incidents et les urgences".

Accueilli chaque année par un pays membre du G7 - un groupement informel de certaines des économies les plus avancées du monde qui comprend le Canada, la France, l'Allemagne, l'Italie, le Japon, le Royaume-Uni, les États-Unis et deux représentants de l'Union européenne - le sommet du G7 rassemble des dirigeants du monde entier pour discuter d'une série de questions internationales urgentes. La coordination de cet événement est une entreprise de grande envergure, qui exige beaucoup de collaboration et d'agilité. Au Canada, cette responsabilité incombe au SICC, qui fait partie du Bureau de gestion des sommets d'Affaires mondiales Canada.

Pour gérer à la fois les mois qui précèdent le sommet et le sommet lui-même, le Bureau de gestion des sommets travaille avec de nombreuses agences gouvernementales. L'équipe de 2018, par exemple, était composée de plus de 400 employés de divers ministères fédéraux. Parmi les partenaires figuraient Santé Canada, la Gendarmerie royale du Canada (GRC), Transports Canada, les Forces armées canadiennes, Services partagés Canada, Justice Canada et bien d'autres.

"L'une de nos tâches les plus importantes est de savoir et de définir qui sera où et quand", explique M. Bouvier. "Nous devons connaître à la minute près les déplacements des personnalités, qu'il s'agisse de dirigeants, de ministres ou de conjoints. Il s'agit d'un défi logistique de taille, car leurs déplacements se chevauchent constamment et plusieurs événements se déroulent généralement en même temps.

Le SICC attribue à chaque VIP - dirigeants, ministres et leurs conjoints - un officier de liaison. Ces officiers de liaison sont chargés de fournir au centre de commandement des informations de dernière minute sur le VIP. Lorsque le Canada a accueilli le sommet du G20 en 2010, ces informations ont été transmises au SICC par le biais de radios et de téléphones portables.

"Pour le G20, chaque officier de liaison s'est vu attribuer une radio, et nous avons contrôlé tous les canaux avec un protocole d'urgence", explique M. Bouvier. "Les officiers ont également reçu des fiches personnalisées contenant les numéros de téléphone des personnes présentes autour de la table du SICC, ainsi qu'un aperçu de leurs responsabilités et de nos attentes en matière de communication.

Bien que cette stratégie ait bien fonctionné à l'époque, Bouvier et son équipe étaient conscients des retards de communication qu'elle entraînait souvent. Ces retards étaient d'autant plus importants que la GRC et le SICC fonctionnaient comme deux entités distinctes. Lorsque le Canada a de nouveau accueilli le Sommet du G7 en 2018, le SICC a saisi l'occasion de rationaliser les opérations. 

"En 2010, lorsque nous avons organisé le sommet, nous avons eu deux réunions ministérielles, l'une sur les affaires étrangères et l'autre sur les finances", explique M. Bouvier. "En 2018, nous en avons eu neuf. Cela nous a donné beaucoup plus de travail et de complexité que prévu. Nous nous sommes adaptés, mais cela signifiait que nous devions planifier en conséquence."

La première étape consistait à s'assurer que toutes les organisations partenaires, y compris la GRC, étaient pleinement intégrées au SICC. L'étape suivante consistait pour le SICC à revoir son infrastructure de communication. C'est cette démarche qui a conduit l'agence sur le site BlackBerry AtHoc.

Solution complète de communication de crise et d'alerte d'urgence, BlackBerry AtHoc est également un outil puissant de responsabilisation et d'efficacité opérationnelle. Grâce à la communication bidirectionnelle et à la géolocalisation, il permet une collaboration immédiate entre les centres d'opérations et le personnel de terrain. Sa fonction d'enregistrement automatique, quant à elle, facilite la conformité et l'évaluation a posteriori des événements.

BlackBerry AtHoc était déjà largement utilisé au sein du gouvernement canadien. M. Bouvier et son équipe ont reconnu son potentiel. Ensemble, ils ont pris la décision de lancer un projet pilote en avril, lors de l'une des premières réunions du sommet, connues sous le nom de "ministérielles". 

"Alors que nos réunions ministérielles avaient lieu, un terroriste a conduit une camionnette dans la rue Younge à Toronto, tuant dix personnes et en blessant seize autres", explique M. Bouvier. "Les ministres présents étaient tous censés se rendre dans un lieu hors site une heure après l'incident. Il est évident que cela est devenu immédiatement irréalisable".

"Grâce à la coordination avec la GRC et les services de police de Toronto, nous avons été informés de l'incident avant même qu'il ne fasse la une des journaux", poursuit-il. "Nous avons ensuite utilisé BlackBerry AtHoc pour coordonner les changements d'horaires et d'itinéraires d'une délégation d'environ dix mille personnes. Nous avons pu le faire en quelques minutes, ce qui n'aurait pas été possible si nous avions continué à dépendre de notre ancienne infrastructure - après cela, notre décision de continuer à utiliser BlackBerry AtHoc a été plus ou moins unanime".

Les officiers de liaison ont eu accès à une série de modèles pré-remplis qui leur ont permis de fournir rapidement et facilement des mises à jour sur les mouvements des VIP. Pour le Sommet des dirigeants lui-même, le SICC a mis en place trois centres d'opérations distincts, y compris son centre de commandement principal, et le personnel de chaque centre d'opérations a eu la possibilité de consulter toutes les notifications envoyées par l'intermédiaire du site BlackBerry AtHoc.

"Nous avions un centre d'opérations à La Malbaie, un autre à la base aérienne de Bagotville et un autre à Québec", explique M. Bouvier. "Toute la logistique et les communications étaient contrôlées et enregistrées par notre centre de commandement, et BlackBerry AtHoc permettait à tous les membres de notre organisation de rester en contact étroit les uns avec les autres."

Une meilleure visibilité : En plus de la géolocalisation de leur position lorsqu'ils envoient une mise à jour via BlackBerry AtHoc, les officiers de liaison peuvent également configurer le suivi GPS pour permettre à l'application de continuellement mettre à jour leur position en temps réel. Bouvier et son équipe disposent ainsi d'une visibilité plus complète sur les mouvements des VIP, tels que les ministres et les dirigeants du monde entier, ce qui améliore la sécurité globale des événements. Cela permet également de procéder à des ajustements plus rapides en cas de retards potentiels.

Amélioration de la coordination : Grâce à BlackBerry AtHoc, le SICC est en mesure de coordonner des événements dans tout le pays sans avoir besoin d'un centre de commandement dans chaque ville. Pendant la présidence du G7 en 2018, deux conférences ministérielles ont eu lieu simultanément à Halifax (Nouvelle-Écosse) et à Montréal (Québec). M. Bouvier et son équipe ont été en mesure de gérer les deux événements de manière transparente, à partir d'un seul endroit.

Un avantage supplémentaire de BlackBerry AtHoc est que le personnel, comme les responsables opérationnels, n'a pas besoin d'être dans le centre de commandement pour savoir exactement ce qui se passe. Il leur suffit d'ouvrir BlackBerry AtHoc sur leur appareil mobile ou leur ordinateur portable pour recevoir des mises à jour instantanées.

"Nous avons du personnel partout", poursuit M. Bouvier. "Et nous pouvons utiliser BlackBerry AtHoc pour communiquer non seulement avec les personnes qui se trouvent dans la même ville que nous, mais aussi avec celles qui se trouvent dans tout le pays. Je peux voir qui est à l'aéroport de Vancouver ou de Halifax depuis l'autre bout du pays, et leur fournir rapidement les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Agilité et flexibilité : La coordination et la visibilité offertes par BlackBerry AtHoc permettent au SICC de répondre presque immédiatement aux incidents et aux changements d'itinéraires. Lorsqu'un officier de liaison ou un autre fonctionnaire doit informer le centre de commandement d'un problème potentiel, il lui suffit de le signaler à l'aide de modèles pré-remplis dans l'application. Le SICC est également en mesure d'envoyer rapidement des alertes ciblées à tous ceux qui en ont besoin.

Par exemple, si un chef arrive en retard à un événement prévu, une alerte pré-rédigée peut être envoyée instantanément à tous les officiers de liaison par le biais de l'application BlackBerry AtHoc . Ceux-ci peuvent alors rapidement coordonner une réponse, en tenant le centre d'opérations informé grâce à la géolocalisation et à la communication bidirectionnelle. Chaque centre de commandement connecté à la plateforme AtHoc a accès à ces informations.

En outre, les messages IP de AtHocsont envoyés via un canal sécurisé, ce qui permet de garantir la livraison et d'éviter bon nombre des pièges associés aux messages SMS traditionnels.

Enregistrement automatique : Chaque fois qu'un officier de liaison ou un fonctionnaire contacte le SICC, tous les détails de son communiqué doivent être enregistrés et consignés dans un registre à des fins d'audit. Même pour une réunion ministérielle mineure, cela représentait un volume de travail considérable. Grâce à BlackBerry AtHoc, une grande partie de cet enregistrement se fait désormais automatiquement.

"Pour chaque mouvement/événement rapporté et chaque alerte publiée via BlackBerry AtHoc, nous savons qui l'a envoyé, d'où il l'a envoyé et quand il l'a envoyé", explique M. Bouvier. "Ces informations sont automatiquement intégrées dans un journal, qui peut ensuite être exporté vers une feuille de calcul en quelques clics. Même si nous recevons encore des appels et que nous avons besoin de scribes pour les enregistrer dans nos journaux, BlackBerry AtHoc nous a épargné une tonne de travail."

"Il nous a vraiment aidés tout au long de l'année et a complètement transformé l'exploitation forestière pour nous - c'est quelque chose que nous utiliserons encore et encore", ajoute-t-il.