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Historia de un cliente: Foro de Resiliencia de Lancashire

Cómo coordina el Foro de Resiliencia de Lancashire la respuesta a crisis entre múltiples organismos

La comunicación y la coordinación son los primeros pasos para mitigar cualquier crisis. Si las organizaciones de respuesta no son notificadas de una emergencia a tiempo, toda la respuesta se ve afectada. El trabajo de Kevin Topping, director de planificación de emergencias del Consejo del Condado de Lancashire, consiste en asegurarse de que eso no suceda.

Fotografía de dos personas en una sala de control utilizando BlackBerry AtHoc varias pantallas, lo que muestra la avanzada coordinación en situaciones de crisis gracias a la tecnología y la experiencia humana.

El tiempo de respuesta inicial se redujo de horas a minutos.

Mayor conciencia situacional durante incidentes que involucran a múltiples organismos

Preparado para el futuro, intuitivo y fácil de integrar.

Fue esta necesidad de eficiencia lo que llevó al Consejo del Condado de Lancashire a elegirBlackBerry® AtHoc®.

El equipo del Consejo del Condado de Lancashire, junto con las organizaciones de respuesta del LRF (Foro de Resiliencia de Lancashire), son el primer punto de contacto cuando se producen incidentes graves que afectan al condado.

Cuando se produce un incidente que requiere la coordinación de múltiples organismos, evaluamos los posibles impactos y los requisitos de respuesta», explica Kevin. «La función principal de la LRF es reunir a todas las organizaciones que participan en la planificación, la respuesta y la recuperación. Esto permite la coordinación entre múltiples organismos. La idea es que podamos hacer todo de una sola vez en lugar de trabajar de forma aislada, y cuanto antes podamos empezar a trabajar, mejor.

El conocimiento compartido de la situación en una respuesta es crucial. Proporciona una comprensión común de los riesgos y permite una mejor coordinación y toma de decisiones. Históricamente, garantizar que todas las organizaciones de respuesta fueran notificadas era más fácil de decir que de hacer.

«En realidad, solo podíamos avisar a la gente por teléfono, ya que otros medios como el correo electrónico y los mensajes de texto no tenían forma de confirmar la recepción», dice Kevin. «El mayor reto era que, aunque solo pasaras cinco minutos al teléfono cada vez, lo cual era raro, tenías que contactar con hasta treinta organizaciones. Como mínimo, eso significa entre una hora y media y dos horas solo para la coordinación inicial». «Eso no es realmente aceptable en 2024», añade. «No cuando hay mejores formas de hacerlo».

Cualquiera que fuera la herramienta que eligieran, debía ser interoperable y fácil de gestionar e implementar.

BlackBerry AtHoc siendo la opción ganadora, y no solo por su funcionalidad.

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Uno de los principales retos técnicos de las LRF es que no existen como organizaciones oficiales.

Dado que las LRF son un colectivo y no una entidad única, resulta difícil configurar o implementar algo exclusivamente para su uso. Kevin y su equipo tenían esto en cuenta cuando comenzaron a buscar una herramienta critical event management CEM). Necesitaban una forma de notificar simultáneamente a todas las partes interesadas durante una crisis. La herramienta que eligieran debía ser interoperable y fácil de gestionar e implementar. BlackBerry AtHoc siendo la opción ganadora, y no solo por su funcionalidad. «Cuando nos reunimos inicialmente con los proveedores y discutimos el coste, el presupuesto de BlackBerry era exactamente el que nos habían dicho que sería», recuerda Kevin. «No hubo inflación ni cargos ocultos. El equipo de asistencia también ha sido estupendo; siempre han estado dispuestos a responder a nuestras preguntas y también son muy receptivos a los comentarios, colaborando con nosotros para asegurarse de que la plataforma nos funcione».

Imagen de los servicios de emergencia frente a un camión de bomberos.

Las ventajas de una mejor coordinación

Kevin sabía que AtHoc hacía exactamente lo que su equipo necesitaba, pero cuando el ciclón Storm Darragh azotó el Reino Unido a finales de 2024, pudo ponerlo realmente a prueba. Se convocó una reunión consultiva previa al incidente entre varias agencias, antes de la llegada prevista de la tormenta. El Consejo del Condado de Lancashire tiene la responsabilidad de notificar a 14 socios dentro de la cadena de notificación entre varias agencias. «Todo lo que tuve que hacer fue iniciar sesión en AtHoc, rellenar el formulario con los detalles, la fecha y la hora de la reunión, seleccionar las organizaciones a las que quería notificar y hacer clic en enviar», recuerda Kevin. «Bajé las escaleras, preparé un té y, cuando volví arriba, todo el mundo había confirmado la recepción». Kevin también señala que la funcionalidad de informes y alertas bidireccionales de la plataforma AtHoc permite realizar informes más detallados tras los incidentes. También valora lo fácil que es garantizar que las alertas solo se envíen a entidades legítimas. «El hecho de que las agencias de otras regiones puedan enviar fácilmente alertas al Foro de Resiliencia de Lancashire garantiza el futuro del sistema y ofrece más ventajas a medida que avanzamos».

Imagen de los servicios de emergencia en un centro de mando de alta tecnología, que muestra la coordinación avanzada en situaciones de crisis y la integración tecnológica.

Construyendo un futuro basado en la colaboración y la coordinación

Por último, está la cuestión de la interoperabilidad de la plataforma AtHoc. Kevin conoce varias organizaciones regionales y nacionales que están interesadas en adquirir la plataforma. Lo único que tendrán que hacer es establecer una conexión entre las instancias de AtHoc. «En muchos casos, eso funcionará aún mejor», señala Kevin. «Es fantástico poder disponer de un sistema que podemos utilizar y licenciar a todo el mundo y seguir desarrollando». «AtHoc nos va a ahorrar mucho tiempo, no solo en respuestas individuales, sino a lo largo de todo el año en múltiples respuestas», añade. «Y los destinatarios saben que van a recibir la información al mismo tiempo que todos los demás, en lugar de que las organizaciones que están más abajo en la lista tengan menos tiempo para responder. Desde la perspectiva de un oficial de guardia, es un cambio radical». «También estamos trabajando activamente en una solución para vincular las notificaciones de AtHoc con Microsoft Teams, automatizando la creación de un canal y una reunión basados en la alerta inicial», afirma. «Una vez más, esto supone un ahorro de tiempo valioso en flujos de trabajo repetitivos y manuales».

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