Dieser Artikel erschien ursprünglich auf The Federal News Network. Mit Genehmigung erneut veröffentlicht.

Jahrelang unterlag die Kommunikation der Verwaltung relativ klaren Grenzen. Dienstliche Angelegenheiten wurden über dienstliche Systeme abgewickelt. Die Mitarbeiter verfügten über dienstliche Telefone, dienstliche E-Mail-Konten und dienstliche Netzwerke. Die private Kommunikation fand anderswo statt.

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Die Regelung war zwar nie perfekt, sorgte aber für eine klare Abgrenzung. Wenn ein Bundesbediensteter ein von der Regierung ausgestelltes Gerät in die Hand nahm, gab es kaum Unklarheiten darüber, welche Vorschriften galten, welche Informationen darauf gespeichert werden durften und welche Pflichten mit der Nutzung verbunden waren.

Die Technologie hat viele dieser Unterschiede nach und nach aufgehoben.

Heute kann ein und dasselbe Gerät eine Familien-SMS, eine Bordkarte, eine Bankbenachrichtigung und eine Diskussion über sensible Regierungsangelegenheiten übermitteln. Smartphones haben Aktivitäten, die früher in getrennten Bereichen stattfanden, zusammengeführt, und die meisten Menschen haben sich daran gewöhnt, ohne groß darüber nachzudenken.

Diese Entwicklung erklärt zum Teil, warum die Debatten über sichere Kommunikation immer wieder aufkommen. Die Namen der Anwendungen ändern sich. Die Bedenken hingegen kaum.

„Es ist einfach eine menschliche Neigung zu denken: ‚Ich benutze einfach dieselbe App, die ich für alles nutze‘“, sagte David Wiseman, Vizepräsident für sichere Kommunikation bei BlackBerry.

Die meisten Nutzer wählen Kommunikationsplattformen nicht danach aus, wie die Sicherheitsarchitektur aussieht. Sie entscheiden sich für das, was ihnen vertraut ist, weit verbreitet und einfach zu bedienen ist. Wenn eine Option zusätzlichen Aufwand erfordert und eine andere nicht, gewinnt in der Regel die Bequemlichkeit.

Sicherheit und Komfort gehen selten Hand in Hand

Systeme zum Schutz sensibler Informationen erfordern oft eine zusätzliche Authentifizierung, eine Trennung zwischen privaten und dienstlichen Aktivitäten sowie Kontrollmaßnahmen, die von den Nutzern als hinderlich empfunden werden. Diese Sicherheitsvorkehrungen dienen wichtigen Zwecken, stehen jedoch im Widerspruch zum Wunsch, eine Aufgabe schnell zu erledigen und weiterzumachen.

Wiseman beschrieb diesen Kreislauf als eine Art „Und täglich grüßt das Murmeltier“. Es entstehen neue Kommunikationsplattformen, die Menschen nutzen sie, Sicherheitsbedenken machen sich breit, und die Unternehmen reagieren darauf. Dann beginnt der Prozess von vorne.

„Bequemlichkeit hat ihren Preis. Die vermeintliche Bequemlichkeit birgt ein Risiko“, sagte Wiseman. „Letztendlich: Wie bequem ist es denn, wenn sich herausstellt, dass Ihr Konto über einen Zeitraum von sechs Monaten gehackt wurde? Das ist nicht gerade bequem.“

Ein Großteil der öffentlichen Diskussion rund um sichere Kommunikation konzentriert sich auf die Verschlüsselung. Wiseman argumentiert, dass die größere Herausforderung darin besteht, festzustellen, wer miteinander kommuniziert, Aufzeichnungen aufzubewahren, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, und die Rechenschaftspflicht für behördliche Handlungen zu gewährleisten. Diese Verpflichtungen verschwinden nicht einfach deshalb, weil eine Nachricht privat ist.

Die zunehmende Verbreitung von „Bring-Your-Own-Device“-Programmen hat die Bewältigung dieser Aufgaben erschwert. Da private und berufliche Kommunikation zunehmend über dieselben Geräte und Anwendungen abgewickelt werden, müssen die Mitarbeiter nun selbst Grenzen ausloten, die früher durch die Technologie vorgegeben waren. Die meisten versuchen dabei nicht, Sicherheitsvorschriften zu umgehen. Sie wollen lediglich dafür sorgen, dass die Arbeit weiterläuft.

Compliance funktioniert besser, wenn die Technologie die Arbeit übernimmt

Die gleiche Spannung zeigt sich auch im Bereich der Aktenverwaltung.

Richtlinien können den Mitarbeitern zwar vorgeben, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, und in Schulungen können die Aufbewahrungspflichten erläutert werden, doch beides ändert nichts an der Tatsache, dass die Aktenführung für einen vielbeschäftigten Mitarbeiter selten die dringendste Aufgabe ist.

„Ich halte es für ziemlich lächerlich, von den Leuten zu erwarten, dass sie das selbst regeln“, sagte Wiseman.

Er wollte damit nicht sagen, dass die Mitarbeiter nicht bereit sind, die Vorschriften einzuhalten. Vielmehr erzielen Systeme in der Regel bessere Ergebnisse, wenn die Einhaltung der Vorschriften in die Technologie integriert ist, anstatt darauf zu verlassen, dass sich die Nutzer an zusätzliche Verwaltungsschritte erinnern.

Diese Philosophie spiegelt eine allgemeinere Erkenntnis zum Thema Sicherheit wider. Unternehmen erzielen in der Regel bessere Ergebnisse, wenn sie Kontrollmaßnahmen auf das zu erwartende menschliche Verhalten ausrichten, als wenn sie erwarten, dass sich das menschliche Verhalten an die Sicherheitskontrollen anpasst.

Die Regierung hat erheblich in den Schutz von Netzwerken und Informationen investiert. Wiseman erklärte, dass Behörden zudem Tools benötigen, die von den Mitarbeitern konsequent genutzt werden. Wenn zugelassene Systeme Hindernisse mit sich bringen, die kommerzielle Anwendungen vermeiden, werden sich die Mitarbeiter naturgemäß Alternativen zuwenden.

Die Grenze neu gestalten

Derselbe Gedankengang liegt auch einer seiner praktischsten Empfehlungen zugrunde: Bewahren Sie offizielle Korrespondenz in einer separaten Umgebung auf.

„Egal, welche Messaging-Plattform Sie für die offizielle Kommunikation nutzen – sie sollte sich auf jeden Fall von der unterscheiden, die Sie für private Zwecke verwenden“, sagte er. „Das hilft Ihnen dabei, sich bewusst zu machen: Ich öffne diese App, weil ich dienstliche Angelegenheiten zu erledigen habe.“

Separate Anwendungen dienen nicht nur der Isolierung von Daten. Sie vermitteln auch ein klares Signal dafür, dass unterschiedliche Zuständigkeiten gelten. Schon das Betreten eines dafür vorgesehenen Arbeitsbereichs kann die Erwartungen hinsichtlich Sicherheit, Verantwortlichkeit und Dokumentation untermauern.

Die Technologie ändert sich. Das menschliche Verhalten bleibt gleich.

Wiseman rechnet nicht damit, dass die zugrunde liegende Debatte verschwinden wird.

„Vielleicht werden sich einige der Apps ändern. Aber die Kernaspekte, über die wir sprechen – Identität, persönliches Verhalten, Aktenverwaltung –, daran ändert sich nichts“, sagte er. „Das ist ein fester Bestandteil unserer Kommunikation und unserer Geschäftsabläufe.“

Es werden weiterhin neue Kommunikationsplattformen entstehen, und Sicherheitsteams werden auch künftig auf neue Bedrohungen reagieren müssen. Doch die immer wiederkehrende Herausforderung ist älter als jede einzelne Technologie.

Menschen neigen dazu, sich auf vertraute Werkzeuge zu verlassen, insbesondere wenn die Arbeit schnell voranschreitet und die mit einer Sicherheitslücke verbundenen Risiken fern erscheinen. Es ist unwahrscheinlich, dass sich diese Situation ändern wird.

Für Sicherheitsverantwortliche besteht das Ziel nicht darin, die menschliche Natur zu ändern. Vielmehr geht es darum, Kommunikationssysteme aufzubauen, die dieser Rechnung tragen.

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