L'organisation
Brodies LLP, le plus grand cabinet d'avocats d'Écosse, emploie plus de 680 personnes dans ses bureaux d'Édimbourg, de Glasgow, d'Aberdeen et de Dingwall. Brodies offre des conseils juridiques à des clients des secteurs privé et public, tant au Royaume-Uni qu'à l'étranger, dans ses principaux domaines d'activité : entreprises et commerce ; énergie (énergies renouvelables et pétrole et gaz) ; propriété ; contentieux ; services bancaires et financiers ; emploi, pensions et avantages sociaux ; et fiducie et fiscalité. Le cabinet a une longue tradition de dépassement de soi pour ses clients et a reçu de nombreuses récompenses, notamment le titre de "Who's Who Legal Scotland Law Firm of the Year" (cabinet d'avocats écossais de l'année) pour la huitième année consécutive.
Le défi
Étant donné la nature sensible des données avec lesquelles Brodies travaille fréquemment, la sécurité est toujours au premier plan. Les données des clients doivent être traitées avec le plus grand soin, en protégeant la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des fichiers numériques et physiques.
À ce titre, Brodies dispose de plans complets de reprise après sinistre et de continuité des activités, qui sont tous deux régulièrement examinés et testés. C'est au cours de l'un de ces examens qu'une possibilité d'amélioration a été identifiée.
"Nous maintenons toujours un plan de continuité des activités de haut niveau sur ce que nous pouvons faire lorsque les choses tournent mal, afin de maintenir notre activité et de protéger les données de nos clients", déclare Damien Behan, directeur informatique de Brodies. "L'une des choses que nous avons identifiées, c'est que la solution que nous utilisions pour communiquer en cas d'incidents ou d'interruptions ne répondait pas à toutes nos attentes.
Brodies utilisait une solution de messagerie SMS avec un plan de paiement à l'utilisation, ce qui n'était pas idéal pour une multitude de raisons.
Son utilisation n'étant pas intuitive, la formation et le maintien des compétences nécessaires à son utilisation étaient onéreux, et l'utilisation du système était limitée à quelques personnes sélectionnées au sein du département informatique.
"Le problème d'une solution qui n'est utilisable que par un petit groupe, c'est qu'on ne sait jamais qui sera sur le terrain en cas de catastrophe", explique M. Behan. "Si une personne clé est en vacances à plusieurs centaines de kilomètres de là et qu'un incident se produit, il se peut qu'elle ne soit pas en mesure de réagir et qu'elle ne sache même pas qu'il y a eu un problème.
Un autre problème identifié par l'entreprise avec son outil existant était qu'il ne fonctionnait que par SMS - donc si l'équipe d'intervention d'urgence de l'entreprise avait besoin de communiquer avec le personnel par d'autres canaux, elle devait le faire manuellement. Cela entraînait des délais supplémentaires dans un processus où le temps était un facteur essentiel.
"Lorsqu'un incident se produit, les gens peuvent se trouver sur différents appareils et à différents endroits", note M. Behan. "Ils ne seront pas toujours en mesure de recevoir une alerte SMS. Mais nous devons les contacter - nous avons un devoir de diligence, la responsabilité d'assurer la sécurité de notre personnel en cas d'urgence".
Enfin, M. Behan et ses collègues ont déterminé que l'entreprise avait besoin d'un moyen de recevoir des informations en retour de la part de son personnel. L'équipe de réponse à la crise de l'entreprise n'avait aucun moyen de savoir ce qu'un employé ferait après avoir reçu un message.
"Nous avons réalisé qu'il nous serait utile de disposer d'une solution de communication de crise qui nous permettrait d'aller au-delà de la simple diffusion d'informations aux gens", poursuit M. Behan. "Une plateforme qui ne se contenterait pas de diffuser, mais qui recevrait également des informations en retour nous permettrait à la fois d'entrer en contact avec le plus grand nombre de personnes possible de manière directe, et d'être un peu plus intelligents dans la manière dont nous réagissons aux incidents".
La solution
Après avoir étudié le marché avec l'aide d'Appurity, partenaire de BlackBerry , l'entreprise a décidé de déployer BlackBerry® AtHoc®. Plate-forme de communication de crise en réseau qui permet aux organisations de collaborer dans les situations d'urgence, AtHoc est conçue pour une communication rapide et une meilleure connaissance de la situation. Elle permet aux chefs d'entreprise et aux équipes d'intervention de prendre des décisions plus éclairées et de mieux protéger les personnes envers lesquelles ils ont un devoir de diligence.
"J'avais entendu parler de AtHoc, et comme nous utilisons actuellement BlackBerry® UEM pour la gestion de la mobilité, c'est l'une des premières solutions qui m'est venue à l'esprit", explique M. Behan. "Nous avons contacté Appurity pour qu'il nous mette en relation avec les bonnes personnes à BlackBerry."
En tant que Platinum Enterprise Partner et Managed Mobility Partner, Appurity travaille en étroite collaboration avec BlackBerry depuis près de dix ans. La vaste gamme de services de l'organisation, combinée à sa connaissance approfondie du portefeuille de BlackBerry, lui permet de fournir un niveau de soutien que peu d'autres fournisseurs peuvent égaler. En plus de faciliter le déploiement de AtHoc, Appurity a aidé Brodies à passer à BlackBerry UEM , et l'aide à gérer BlackBerry et la plate-forme Android Enterprise.
"Nous entretenons des relations étroites avec les responsables d'Appurity", déclare M. Behan. "Ils connaissent très bien la suite technologique BlackBerry et sont d'une aide précieuse. Ils sont également très agiles et souples - ils répondent rapidement à toutes nos questions ou préoccupations ; ils se sont révélés indispensables pour soutenir notre domaine BlackBerry ."
Bien que l'entreprise ait évalué une plateforme de communication de crise concurrente, AtHoc l'a finalement emporté grâce à deux facteurs essentiels. Tout d'abord, AtHoc prenait en charge un plus grand nombre d'appareils. Deuxièmement, la relation existante entre l'entreprise et BlackBerry a été un point fort en faveur de AtHoc.
"Nous sommes restés fidèles à BlackBerry contre vents et marées", se souvient M. Behan. "C'est une entreprise, une marque et un partenaire que nous connaissons et en qui nous avons confiance depuis très longtemps.
Les résultats
Une communication de crise intuitive : Comme AtHoc est beaucoup plus intuitif que la plateforme originale que Brodies utilisait pour la communication de crise, le temps de formation est considérablement réduit, ce qui permet une réponse mieux coordonnée en cas d'urgence.
"Nous avons des plans de reprise après sinistre et de continuité des activités qui renvoient tous à AtHoc comme moyen de tenir les gens au courant", explique M. Behan. "Nous avons également formé les responsables de différents secteurs à son fonctionnement et à ce qu'il faut faire s'ils doivent l'utiliser. Il n'est plus limité à notre seul département informatique, ce qui nous donne beaucoup plus de flexibilité".
Dans l'ensemble, les réactions à l'adresse AtHoc de Brodies sont également positives.
"Le fait d'être très clair et concis et d'avoir une communication régulière en cas d'urgence est précieux, et c'est quelque chose que AtHoc nous permet de réaliser facilement", déclare M. Behan. "Les gens savent ce qui se passe et ce qu'ils doivent faire.
Amélioration de l'efficacité et de la coordination en cas de crise : "Nous avons récemment eu un incident au cours duquel la ceinture centrale de l'Écosse - de Glasgow à Édimbourg - a été frappée par un volume incroyable de neige", se souvient M. Behan. "Nous devions immédiatement envoyer à notre personnel un avertissement lui demandant de ne pas s'aventurer sur les routes. La rapidité de la communication est extrêmement importante dans ce genre de situation ; il faut diffuser rapidement le message sur plusieurs canaux, avant que les gens ne se mettent en danger.
AtHocLa fonction d'élaboration de modèles du logiciel de gestion de projet, qui permet à un client de créer une série de modèles préapprouvés adaptés aux catastrophes auxquelles il pourrait être confronté, a permis à l'entreprise de contacter rapidement son personnel sans s'embourber dans des procédures d'approbation.
"La possibilité d'envoyer un bloc de texte par le biais de plusieurs canaux permet de gagner beaucoup de temps", explique M. Behan. "Le fait de disposer d'un modèle prêt à l'emploi en cas d'urgence est également utile. Nous n'avons pas à nous préoccuper de rédiger des messages et de les soumettre à un processus d'approbation - nous pouvons nous concentrer sur la transmission d'informations aux personnes qui en ont besoin, au moment où elles en ont besoin.
Une voix d'autorité : Brodies n'utilise AtHoc qu'avec parcimonie, communiquant en cas d'urgence pour que les messages aient plus d'impact et de sens. Cela a permis à l'entreprise de s'assurer que ses messages sont toujours reçus - et que le personnel est toujours attentif.
"Nous utilisons les SMS, le courrier électronique et l'application pour envoyer des alertes", note M. Behan. "Les alertes de l'application ont tendance à attirer l'attention des gens un peu plus facilement qu'un courriel ou un message texte. Et comme nous n'utilisons AtHoc qu'avec parcimonie - uniquement en cas d'urgence -, l'application est plus visible lorsque nous l'utilisons".
"Cela nous permet de nous débarrasser du fouillis", ajoute-t-il.
Projets futurs : Actuellement, Brodies envisage d'étendre son déploiement sur AtHoc en utilisant AtHoc® Account et AtHoc® Collect. Le premier fournit un moyen automatisé de comptabiliser les personnes en temps réel, permettant une communication bidirectionnelle au sein de la plateforme AtHoc . Le second donne au personnel la possibilité d'utiliser pour signaler lui-même les incidents. Le second permet au personnel d'utiliser AtHoc pour signaler lui-même les incidents.
"Nous ne disposons de AtHoc que depuis peu de temps, mais nous prévoyons d'en faire beaucoup plus avec cette plateforme."
Profil de l'organisation
Secteur Services juridiques
Employés 650+
Lieu du partenaire Écosse
http://www.brodies.com/