"Wenn man versucht, dreißig oder mehr Organisationen per Telefon zu kontaktieren, kann es Stunden dauern, bis man allen mitgeteilt hat, was los ist. Mit AtHoc verkürzt sich das auf höchstens ein paar Minuten. Mit AtHoc können wir Informationen schnell weitergeben und dann sofort mit der Koordinierung der Maßnahmen beginnen.
- Kevin Topping, Leiter der Notfallplanung, Grafschaftsrat von Lancashire
Kommunikation und Koordination sind die ersten Schritte zur Bewältigung einer Krise. Wenn die beteiligten Organisationen nicht rechtzeitig über einen Notfall informiert werden, leidet die gesamte Reaktion. Kevin Topping, Emergency Planning Manager des Lancashire County Council, hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass dies nicht passiert. Neben der externen Planung in Friedenszeiten sind Kevin und das Team des Lancashire County Council zusammen mit den reagierenden Organisationen innerhalb des LRF (Lancashire Resilience Forum) die erste Anlaufstelle, wenn größere Zwischenfälle die Grafschaft betreffen.
"Wenn sich ein Vorfall ereignet, der die Koordinierung mehrerer Stellen erfordert, bewerten wir die potenziellen Auswirkungen und den Reaktionsbedarf", erklärt Kevin. "Die Hauptaufgabe des LRF besteht darin, alle Organisationen, die bei der Planung, Reaktion und Wiederherstellung eine Rolle spielen, zusammenzubringen. Dies ermöglicht die Koordinierung mehrerer Stellen. Die Idee ist, dass wir alles in einem Rutsch erledigen können, anstatt in Silos zu arbeiten - und je schneller wir mit der Arbeit beginnen können, desto besser."
Es war dieses Bedürfnis nach Effizienz, das den Lancashire County Council zu BlackBerry® AtHoc® führte.
Verkürzung der ersten Reaktionszeit von Stunden auf Minuten
Verbessertes Situationsbewusstsein bei behördenübergreifenden Vorfällen
Zukunftssicher, intuitiv und einfach zu integrieren
Überwindung des Kommunikationsengpasses
Ein gemeinsames Situationsbewusstsein ist bei einer Reaktion von entscheidender Bedeutung. Sie bietet ein gemeinsames Verständnis der Risiken und ermöglicht eine bessere Koordinierung und Entscheidungsfindung. In der Vergangenheit war es leichter gesagt als getan, dafür zu sorgen, dass alle Responder-Organisationen benachrichtigt wurden.
"Wir konnten die Leute wirklich nur telefonisch benachrichtigen, da es bei anderen Medien wie E-Mail und SMS keine Möglichkeit gab, den Empfang zu bestätigen", sagt Kevin. "Die größte Herausforderung bestand darin, dass man, selbst wenn man jedes Mal nur fünf Minuten am Telefon verbrachte - was selten der Fall war - bis zu dreißig Organisationen kontaktieren musste. Das bedeutet mindestens anderthalb bis zwei Stunden nur für die anfängliche Koordination.
"Das ist im Jahr 2024 nicht wirklich akzeptabel", fügt er hinzu. "Nicht, wenn es bessere Wege gibt, es zu tun.
Eine große technische Herausforderung für LRFs ist, dass sie nicht als offizielle Organisationen existieren.
Da LRFs eher ein Kollektiv als eine einzelne Einheit sind, ist es schwierig, etwas ausschließlich für ihre Verwendung einzurichten oder einzusetzen. Kevin und sein Team hatten dies im Hinterkopf, als sie sich auf die Suche nach einem Critical Event Management CEM) Werkzeug suchten.
Sie brauchten eine Möglichkeit, im Krisenfall alle Beteiligten gleichzeitig zu benachrichtigen. Welches Tool auch immer sie wählten, es musste interoperabel und einfach zu verwalten und einzusetzen sein. Die Wahl fiel schließlich auf BlackBerry AtHoc , und das nicht nur wegen seiner Funktionalität.
"Als wir uns ursprünglich mit Anbietern trafen und über die Kosten diskutierten, entsprach das Angebot von BlackBerry genau dem, was uns gesagt wurde", erinnert sich Kevin. "Es gab keine Inflation oder versteckte Gebühren. Auch das Support-Team war großartig; es hat immer gerne unsere Fragen beantwortet und ist auch sehr offen für Feedback und arbeitet mit uns zusammen, um sicherzustellen, dass die Plattform für uns funktioniert."
Die Vorteile einer besseren Koordinierung
Kevin wusste, dass AtHoc genau das tat, was sein Team brauchte - aber als der Wirbelsturm Darragh gegen Ende 2024 über das Vereinigte Königreich hinwegzog, konnte er es wirklich auf die Probe stellen. Noch vor dem erwarteten Eintreffen des Sturms wurde ein behördenübergreifendes Pre-Incident Advisory Meeting einberufen. Der Grafschaftsrat von Lancashire ist für die Benachrichtigung von 14 Partnern im Rahmen der behördenübergreifenden Benachrichtigungskaskade zuständig.
"Alles, was ich tun musste, war, mich bei AtHoc einzuloggen, das Formular mit den Details, dem Datum und der Uhrzeit des Treffens auszufüllen, die Organisationen auszuwählen, die ich benachrichtigen wollte, und auf Senden zu klicken", erinnert sich Kevin. "Ich ging nach unten, machte ein Gebräu, und als ich wieder nach oben kam, hatten alle die Nachricht bestätigt.
Kevin merkt auch an, dass die Berichterstattungs- und Zwei-Wege-Warnfunktionen der AtHoc-Plattform eine gründlichere Nachbesprechung nach einem Vorfall ermöglichen. Er schätzt auch, wie einfach es ist, sicherzustellen, dass Warnungen nur an legitime Stellen gehen. "Die Tatsache, dass Behörden in anderen Regionen problemlos Warnungen an das Lancashire Resilience Forum senden können, macht das System zukunftssicher und bietet weitere Vorteile, wenn wir uns weiterentwickeln."
Aufbau einer Zukunft auf Zusammenarbeit und Koordination
Schließlich ist da noch die Frage nach der Interoperabilität der AtHoc-Plattform. Kevin weiß von mehreren Organisationen auf regionaler und nationaler Ebene, die die Plattform erwerben möchten. Alles, was sie tun müssen, ist, eine Verbindung zwischen den AtHoc-Instanzen einzurichten.
"In vielen Fällen wird das sogar noch besser funktionieren", bemerkt Kevin. "Es ist großartig, dass wir ein System bekommen, das wir nutzen und an alle lizenzieren können, um es weiter auszubauen."
"AtHoc spart uns so viel Zeit, nicht nur für eine einzelne Antwort, sondern das ganze Jahr über für mehrere Antworten", fügt er hinzu. "Und die Empfänger wissen, dass sie zur gleichen Zeit wie alle anderen benachrichtigt werden, anstatt dass Organisationen, die weiter hinten auf der Liste stehen, weniger Zeit für die Beantwortung haben. Aus der Sicht eines Diensthabenden ist das ein enormer Fortschritt".
"Wir arbeiten auch aktiv an einer Lösung, um die AtHoc-Benachrichtigung mit Microsoft Teams zu verknüpfen, indem wir die Erstellung eines Kanals und eines Meetings auf der Grundlage der ersten Benachrichtigung automatisieren", sagt er. "Auch das spart wertvolle Zeit bei sich wiederholenden und manuellen Arbeitsabläufen."
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